Rattachée à la Direction, je participe à l'organisation de l'entreprise entre les différents services, du recrutement à la mise en place d’évènements ; et coordonne divers projets internes. Avec un rôle charnière dans la société, je centralise les informations, tout en faisant preuve d'un sens de la discrétion et de la confidentialité. A l'écoute et dotée d'un excellent sens du relationnel, j'évolue dans l'univers international, où je maîtrise l’anglais professionnel. Je facilite également les déplacements domicile-travail des personnels pour leur bien-être au quotidien ; ce qui est un des éléments clé de la performance en entreprise. Contactez-moi pour en discuter.
Assurer l’accueil physique, téléphonique (International) et tri des emails
Gérer les contrats avec les prestataires (Agent de nettoyage, maintenance des locaux…)
Saisir les notes de frais des collaborateurs dans l’outil de gestion interne
Centraliser les factures des prestataires de transport et éditer les factures clients
Gérer les fournitures de bureau
Participer à l’organisation des évènements internes de la société (Séminaires, team-buildings)
Coordonner la communication autour de la newsletter trimestrielle
Etre le point de contact de toutes demandes internes et trouver des solutions
Description de l'entreprise
Spécialiste de la fourniture de systèmes et de services d'imagerie 2D/3D, QuantifiCare a pour objectif de transformer les idées pionnières en solutions innovantes. Aujourd'hui, QuantifiCare s'est imposée comme une ORC et un fabricant de premier plan dans le domaine de l'imagerie, proposant deux types d'activités distinctes : Des systèmes et des outils d'imagerie 3D adaptés aux chirurgiens plasticiens, aux spécialistes de l'esthétique et aux dermatologues ; et : Organisation de la Recherche Clinique (CRO) en imagerie cutanée pour les sociétés pharmaceutiques, biotechnologiques, de dispositifs médicaux et cosmétiques.
Accompagner les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements
Assurer l'organisation logistique de différents événements
Organiser des réunions et gérer les salles de réunion, showrooms
Réaliser l’accueil des nouveaux arrivants et la restitution des outils, fermetures des comptes informatiques
Contrôler la bonne affectation des heures travaillées des équipes
Assurer les commandes de fournitures, les accès et le matériel informatique
Assurer la gestion de budgets et aider à la réalisation de tableaux de bord
Elaborer des rapports ou notes en fonction des demandes de l’équipe
Être force de proposition pour le partage d’informations entre les services
Gestionnaire service clients grands comptes
MANE
Juillet 2022
à septembre 2022
Pour les clients Premium Grands comptes du domaine des Arômes, zone EMEA : noter, traiter et suivre au quotidien les commandes et autres demandes, d'un ensemble de clients internes (filiales) et externes assignés. Et à ce titre, s'assurer de leur satisfaction.
Vérifier et mettre à jour les notes de frais des employés sur SAP Concur
Gérer les besoins en mobilier et fournitures de bureau : contact et devis fournisseurs
Trouver des organismes pour des formations spécifiques, selon les besoins des employés + devis
Clarifier les demandes de formation via l'OPCO en vigueur, et enregistrer les salariés concernés
Répondre aux appels entrants (Français/Anglais) et les distribuer aux bons interlocuteurs
Traduire d'anglais en français, la matrice des factures à transférer vers l'ERP, pour le siège social au Danemark
Description de l'entreprise
DEIF est un fournisseur mondial de solutions de contrôle d'énergies durables, sûres et fiables pour la production d'électricité décentralisée sur terre et en mer
Être avec le Commercial, le contact pour toutes les demandes clients
Saisir les commandes clients et leur confirmer les dates d'expédition
Mettre en place une bonne planification en lien avec la Production, afin que les livraisons se fassent en temps, en heure, avec quantités et emballages conformes
Gérer les demandes d'échantillons dans l'outil inter-groupes (MySales)
Être la Correspondante Qualité : l'interlocutrice privilégiée des besoins client (Fiches Techniques, FDS, Certificats...), et les Services Qualité & Règlementaire, afin d'affiner les demandes et de répondre au mieux aux clients
Gérer le planning de jours de télétravail hebdomadaire, pour l'équipe du Service Clients, et informer nos contacts en interne
Description de l'entreprise
International Flavors et Fragrances Entreprise internationale qui fabrique des parfums pour l'industrie de la parfumerie et des arômes pour l'industrie alimentaire. Elle est la 3ème entreprise du secteur en chiffre d'affaires, derrière Givaudan. Ses autres principaux concurrents sont Firmenich et Symrise. Son siège est basé à New York.
Assistance auprès de 2 équipes, tous profils confondus (50 pers, 20 nationalités)
RH : constituer et suivre les dossiers de recrutement des contractuels, gérer les dossiers de recrutement des stagiaires gratifiés ; préparer l'arrivée et l’intégration des nouveaux entrants
Aide aux pilotage : budgétaire, financier et contractuel
Communication : relations extérieures et organisations évènementielles
Détails de l'expérience
Assistance d'équipes de recherches :
Conseiller et orienter les scientifiques dans leurs activités et si besoin en interface avec les services d’appui à la recherche
Recueillir, traiter et transmettre les informations au sein de l’équipe projet
Conseiller et contribuer à la préparation et à l’organisation des déplacements
Coordonner les achats de l’équipe
Assister les chercheurs dans des activités d’intérêt collectif (support projet/revue, comité éditorial, comité de programme, rapport d’activité, organisation des concours scientifiques, etc...)
Gestion en Ressources Humaines :
Constituer et suivre les dossiers de recrutement des scientifiques contractuels Informer et orienter les personnels de l’équipe dans leurs démarches RH.
Accueillir les nouveaux entrants (recherche de logement, comptes bancaires, accompagnement dans certaines démarches administratives et d’intégration au sein de l’équipe, …)
Mettre à jour les bases de données et les outils de gestion des effectifs Inria, et répondre à des demandes spécifiques
Aide aux pilotage : budgétaire, financier et contractuel :
Participer à la préparation budgétaire de l’équipe projet en étroite collaboration avec le responsable de l’équipe
Apporter un conseil financier de proximité aux membres de l’équipe dans leurs demandes budgétaires : embauches, achats, déplacements
Préparer et suivre les missions et les demandes d’achat
Veiller à l’exécution budgétaire et analyse des données du suivi financier, y compris dans un contexte pluriannuel
Accompagner les scientifiques dans le montage et la vie des projets collaboratifs et contrats de recherche, en apportant les premiers conseils financiers
Communication, relations extérieures et évènementiel :
Préparer les missions, accueillir, renseigner et orienter les visiteurs
Créer et/ou mettre à jour des sites WEB.
Organiser et participer aux réunions de l’équipe projet
Organiser les manifestations scientifiques sans frais d’inscription, de l’équipe (séminaires, réunions des projets de recherche, etc...)
Participer à l’organisation des conférences nationales ou internationales, en collaboration avec le service Communication du centre
Description de l'entreprise
Institut National de Recherches en Informatique et en Automatique
Création de journées en mobilité durable : table ronde, atelier de concertation et de sensibilisation ; lunch covoiturage ; journées "Tous à vélo" ; éco-conduite ; sécurité routière ; en présence des Autorités Organisatrices de la Mobilité
Co-organisation du Forum "Green Code 2012", sur la mobilité durable (130 visiteurs ciblés), à l'Ademe de Sophia Antipolis
Actions de sensibilisation, fédération des acteurs, maillage des réseaux publics et privés, pour réduire l'utilisation du véhicule avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail
COMMUNICATION :
Conception de supports ; enquête en ligne, reportage photos, relations presse
NUMÉRIQUE :
Animation de réseaux sociaux et de communautés autour de la mobilité et du développement durables ; administration, gestion du site internet
Description de l'entreprise
Management de la mobilité durable : actions de sensibilisation auprès des salariés, agents et scolaires, afin de réduire l'utilisation de la voiture avec une seule personne à bord, sur les déplacements domicile-travail ; au profit de solutions de déplacements éco-responsables
Conduite de projet du Plan de Déplacements Inter Entreprises (PDIE) de Sophia Antipolis (Sophia Mobil’ : 5 000 salariés)
Sensibilisation des employés par la mise en place de solutions alternatives à la voiture individuelle, pour améliorer la circulation sur les trajets quotidiens, en faveur des transports en commun, du covoiturage, du vélo, de la marche à pied, et du télétravail
Création de sondages et analyse ; présentation des résultats et rédaction des résumés, en anglais
Organisation et animation bilingue d'ateliers de sensibilisation, sur les différents modes de transport alternatifs à la voiture personnelle
Coordination entre le bureau d'étude et le Club des Dirigeants de Sophia Antipolis
Participation au développement de catalogue de solutions à implémenter
Suivi (Tableau de bord) et mise en œuvre des premières actions
Assistante des Programmes Scientifiques des Congrès européens
Société Européenne de Cardiologie
Juillet 2007
à avril 2008
CDD
Sophia Antipolis
En Autriche : coordination de sessions spéciales : 3 000 professionnels de la santé en cardiologie ; responsabilité de l’équipe de 20 hôtesses d'accueil locales
A Sophia Antipolis, support scientifique : communication et correspondance avec les cardiologues européens et le comité directeur
Création de statistiques, de rapports et questionnaires en ligne, brochures bilingues, publications, relations avec les éditeurs médicaux, sélection des études médicales
Mise en place du programme scientifique
Description de l'entreprise
Organisation de congrès et séminaires en Europe, pour les cardiologues.
Interface entre les différents sites de production à travers le monde (USA, Amérique Latine, Angleterre)
Coordination bilingue anglais auprès des clients internes/externes : les forces de vente France & Export et nos agences aux U.S.A. & U.K.
Gestion des commandes, suivi de dossiers auprès des clients finaux : cliniques, hôpitaux en France et des distributeurs à l’export (Espagne, R.U. Irlande, Amérique du Sud)
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique spécialisée dans la neurochirurgie. Fabrication et distribution d'implants et matériels neurochirurgicaux, dermatologiques.
Prise en charge des clients grands comptes (hôpitaux, cliniques), gestion des litiges, prise de décision dans l’urgence
Gestion d'une équipe de 3 à 5 commerciaux sédentaires : recrutement, formation, motivation, communication.
Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration des Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances
Interface clients ophtalmologistes, distributeurs et transporteurs en France
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique américaine, spécialisée dans les produits d'entretien de lentilles de contact et d'implants intra-oculaires pour les opérations de la cataracte. Fabrication et distribution de produits et matériel opératoire pour la division chirurgie. (AMO issu du Laboratoire Allergan, après scission - Puis, AMO racheté par le Laboratoire Abbott Medical Optics)
Attachée commerciale aux services clients - Divisions Contactologie et Chirurgie
Allergan Pharmaceuticals Ltd - Dublin
Juillet 1997
à décembre 1999
CDI
Dublin
Irlande
Traitement des commandes, promotion des ventes, facturation, service après-vente
Support clients : opticiens, grossistes pharmaceutiques, médecins ophtalmologistes
Coordination bilingue (anglais) entre les différentes Directions : Administration et Force de Ventes, Marketing, Ressources Humaines, Logistique, Finances (en France et en Irlande)
Description de l'entreprise
Industrie pharmaceutique américaine, spécialisée dans les domaines de l'ophtalmologie : 4 gammes de produits : Toxine Botulique - Produits pharmaceutiques (collyres) - Produits d'entretien de lentilles de contact - Implants intra-oculaires pour les opérations de la cataracte.
